Criterios para contratar un ATS efectivo

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En estos días, la mayoría de empresas están pensando en invertir en un software de reclutamiento (ATS) efectivo que les ayude a mejorar el tiempo y el costo de sus contrataciones. Este proceso de compra es difícil, ya que supone dedicar un tiempo a la investigación de las opciones que existen en el mercado, para encontrar la que mejor se ajuste a sus necesidades.

Para determinar si ese ATS es eficiente y proporciona los beneficios que promete, las opiniones de otros usuarios del producto -reclutadores en este caso- son de gran ayuda a la hora de decidirse por una u otra plataforma, como en cualquier proceso de compra.

A continuación, se explicarán cuáles son los criterios que debes considerar para comprar una solución inteligente de reclutamiento.

¿Cuál es tu necesidad?

Si estás en la búsqueda de una nueva herramienta para tu equipo de Recursos Humanos, primero identifica las necesidades principales y los objetivos que quieras conseguir. ¿Cuáles son tus “dolores”? ¿Cuáles son los KPI que quieres optimizar?

Pregúntale al respecto a tu equipo, a los líderes de otros departamentos y también al CEO. Ellos pueden darte una visión externa acerca de cómo son los procesos.

Revisa portales de empleo donde se muestren las experiencias de los candidatos y autoevalúa a tu empresa según estos criterios.

Cuando hayas realizado ese trabajo, obtendrás un listado de las necesidades de la empresa y las soluciones que debes buscar en un software de reclutamiento.

Consejo: Las empresas con una fuerte cultura de reclutamiento suelen realizar una selección de personal más eficiente. Por tanto, es mejor realizar un reclutamiento colaborativo para tener diferentes puntos de vista, pero criterios unificados.

Para crear una cultura de reclutamiento, es ideal tener una reputación de marca empleadora fuerte, donde la experiencia de los candidatos sea positiva y los colaboradores sean los principales embajadores.

Resulta necesario contar con un programa de referidos instaurado, ya que suele ser la fuente con mayor ROI a nivel de contrataciones, y permite agilizar y reducir los costos del proceso.

Es fundamental que el ATS que escojas tenga integrado un apartado para las recomendaciones de los colaboradores. De este modo, podrás analizar cómo funciona esta práctica y quiénes son tus embajadores principales.

Presupuesto

Este es uno de los puntos más delicados del proceso. Al realizar una búsqueda de una solución de reclutamiento, es importante conocer el budget del que dispones.

Se recomienda realizar un estudio de mercado para analizar los precios de los diferentes ATS que te ofrece el mercado.

Para justificar la inversión económica, se debe elaborar un listado del costo que tiene ahora el reclutamiento y los beneficios que va a aportar esta solución. Puedes guiarte de este ejemplo:

  • Costo de las horas laborales de los reclutadores
  • Portales de empleo y agregadores
  • Agencias de reclutamiento u outsourcing
  • Tiempo invertido por otros departamentos
  • Herramientas de comunicación con los candidatos

Haciendo un cálculo aproximado del costo de una contratación, multiplicado por el número que realizas al año, obtendrás el precio real que se invierte actualmente y cómo el ATS puede reducirlo.

La principal ventaja de contar con una solución de reclutamiento es que permite agilizar mucho el proceso, invertir menos horas de los reclutadores en tareas administrativas, y determinar con certeza cuáles canales reportan candidatos de calidad y cuáles no.

El uso por parte del equipo

A veces una estrategia fracasa porque los colaboradores no han usado la herramienta respectiva.

Para que ello no suceda, debes involucrar al equipo en la búsqueda y darle a conocer el porqué de esta necesidad. Muchos gestores pueden pensar que dicha herramienta es una pérdida de tiempo o pueden incluso tener miedo de que la tecnología acabe con su trabajo. Tranquilízalos, ya que una nueva herramienta supone una pequeña inversión de tiempo, pero muchas ventajas para el equipo. Entre ellas, se encuentra el dedicar menos horas a tareas más tediosas y repetitivas, lo que permite focalizarse en otras labores más estratégicas u orientadas a las personas (candidato y/o colaboradores).

Por ejemplo, gracias a SherlockHR podrás realizar reclutamientos colaborativos, tener acceso a la base de datos y a los comentarios de cada compañero, realizar un filtraje automatizado en las primeras fases del proceso, y ahorrar el tiempo invertido en tareas burocráticas que consumen tiempo y no permiten que ellos se dediquen a temas más estratégicos.

Puntos clave que debe reunir un software de reclutamiento

Aunque la palabra software asuste, recuerda que actualmente dichas soluciones están concebidas para que su uso resulte más fácil e intuitivo.

Como los reclutamientos ya no implican solamente la labor del departamento de Recursos Humanos, sino que ahora también se involucra a muchas más áreas, los ATS han evolucionado de tal modo que su uso e integración resulta mucho más ágil y ligero de lo que parece.

Actualmente no se deben invertir grandes sumas en integración. Además, ahora estas plataformas ofrecen un equipo de acompañamiento y formación para que, desde el mismo día en el que se instala, puedan ser usadas eficazmente por todos los miembros.

Herramientas de comunicación

El 40% de los candidatos reporta que pasa un periodo inaceptable entre la primera inscripción a una oferta y el siguiente paso en el proceso.

Los últimos datos de Deloitte indican que casi el 70% de los postulantes nunca recibe una comunicación sobre cómo ha terminado el proceso.

Dicha situación se agrava ahora más que nunca. El número de currículos inscritos en una oferta ha aumentado durante la pandemia. Al utilizar una plataforma de reclutamiento, ya no hay excusa para dejar de informarles a los candidatos en qué fase se encuentran. Ello beneficia directamente la reputación de tu empresa como marca empleadora.

A la hora de buscar una nueva tecnología, es importante que esta incluya aspectos de comunicación automatizada y personalizable.

Los gestores no pueden redactar 800 emails por cada vacante, pero sí pueden programar correos y mensajes para ir transmitiendo de forma automática el paso por el proceso.

Este punto incide muchísimo en la valoración que los postulantes tienen sobre la empresa y su trato. Todos estos comentarios acaban alojados en Internet, donde la reputación de la marca empleadora determinará el costo de las futuras contrataciones.

Análisis y base de datos

Es imposible empezar el 2021 sin considerar el análisis de los datos. Por ello, la tecnología de reclutamiento en la que inviertas debe poder elaborar un reporte exhaustivo de los costos, tiempos, canales y evoluciones de los reclutamientos que realices.

Todo este análisis debe estar al alcance del líder del departamento, a fin de aportar la información necesaria para corregir estrategias que se estén desarrollando.

Asimismo, la necesidad de contar con una base de datos propia es cada vez mayor en las empresas. Muchas organizaciones han visto cómo la crisis ha aumentado su necesidad de reclutar rápidamente, e incluir especialistas en proyectos o con habilidades determinadas.

Para poder crear una piscina de talento propia, es primordial que todos los currículums y anotaciones se encuentren en una sola base de datos actualizada. No hay tiempo -ni espacio lógico- para carpetas individuales ni correos. Todo debe estar digitalizado y accesible.

Contar con una talent pool propia puede suponer un ahorro en contrataciones futuras. Aunque un buen candidato no tenga ahora lugar en la empresa, quizás más adelante lo pueda tener.

Beneficios de un ATS

Si ya has valorado las funcionalidades de un ATS y el dinero que quieres invertir, es el momento de centrarte en los beneficios para incluirlo en tu presupuesto y convencer a Finanzas de esta necesidad. Dichos beneficios son los siguientes:

  • Optimización de tiempos y costos. La digitalización de tareas manuales permite que la inversión del tiempo y canales disminuya.
  • Candidatos de calidad gracias al filtraje automatizado de candidaturas.
  • Mejora de la reputación como marca empleadora, debido a una excelente candidate experience.
  • Trabajo colaborativo del equipo. Ello se traduce en un buen ambiente laboral y, por tanto, en más productividad.
  • Análisis en tiempo real de los objetivos del departamento y su consecución.
  • Mejora de la toma de decisiones y reparto de la carga de trabajo.
  • La competencia ya está reclutando mediante estas plataformas, por lo que no contar con ellas supone una desventaja a la hora de encontrar y contratar rápidamente al talento que necesita la empresa.

El 94% de los reclutadores que han usado un software de reclutamiento afirman que han mejorado sustancialmente la productividad y la eficiencia en sus procesos de selección. Por tanto, es momento de abrazar la tecnología, a fin de que esta nos facilite realizar las labores de reclutamiento.

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